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Staccare dal lavoro: come dire stop alle email dopo l'orario di ufficio

E’ un vero e proprio inquinamento quello dello spamming delle email nel mondo del lavoro.

Una email pollution che non risparmia nessuno: dirigenti e professionisti d’azienda, consulenti e fornitori, responsabili della pubblica amministrazione, fino giù a coinvolgere Project Manager e coordinatori, team leader, capi intermedi, tecnici ed impiegati, arrivando infine a coinvolgere anche altri livelli professionali di genere esecutivo delle scale gerarchiche.

Al fine di fermare questo fenomeno e lasciare alle persone la possibilità di dire stop alle email dopo l'orario di ufficio, è possibile attivarsi per individuare regole che possano proteggere almeno coloro che vogliono essere protetti dal mare indiscriminato di email, sms, WhatsApp, che piombano come sassi nello stagno fino a notte fonda e di primissima mattina.

Il fenomeno può infatti essere arginato sostanzialmente procedendo in due direzioni, a valle, oppure a monte:

Se si ritiene che non si può impedire a una persona di inviare una email, ad esempio, alle due di notte, è però possibile stabilire una policy aziendale in tal senso, anche se non può bloccare la “cattiva abitudine” almeno può contenerla; ad esempio limitando l’invio di messaggi ai casi più gravi ed urgenti. Questa scelta prevede dunque lo stop dello spamming di email a monte, vale a dire intervenendo su coloro che le generano.

Diversa è l’indicazione orientata ad intervenire a valle: in tal caso si offre la possibilità – che deve essere aziendalmente codificata – di non rispondere alle email lasciando alle persone la libertà di dire stop alle email dopo l'orario di ufficio.

Mentre le regolamentazioni organizzative possono apparire opportune o non in relazione al punto di vista della singola persona, vi sono una serie di considerazioni da fare sul tema.

Innanzi tutto è probabile che rispetto alla difesa da invasione di email siano più sensibili i follower che i leader. In altre parole, i soggetti che gestiscono responsabilità organizzative, siano essi leader, manager, capi, o come li si vuole denominare, avranno la necessità di poter comunicare come e quando lo ritengono opportuno almeno con i loro collaboratori diretti.

Con uno slogan: lo staff del manager non dorme mai! Ciò può essere comprensibile soprattutto nelle imprese multinazionali e/o fortemente esposte ai mercati non solo domestici. Se ci si pone dal punto di vista dei follower si deve dire che tale termine appare troppo generico per stabilire una connessione di significati. Infatti, il soggetto che è stretto collaboratore del vertice aziendale non avrà alcun vantaggio, né desiderio, di rimanere al buio per un dato periodo di tempo, mentre coloro che sono meno esposti al vertice, più lontani nelle scale gerarchiche, o meno ingaggiati nella gestione di fatti critici, si sentiranno sollevati dal non essere raggiunti in ogni momento dalle email.

Una seconda analisi deve valutare il livello socio-tecnico della questione, quindi passare dalla considerazione di singoli individui a quella del sistema in cui sono inseriti.
Nel mondo del lavoro vi sono naturalmente una miriade di culture organizzative differenti e si deve fare i conti con tale aspetto. In alcune aziende è considerato indispensabile avere sempre le connessioni aperte, mentre in altre il problema nemmeno si pone. Ciò significa che, per esempio, se fosse possibile “costringere” delle persone a chiudere le connessioni vivendo in un sistema socio-tecnico in cui tale routine è non solo non praticata, ma anzi apertamente indicata come negativa e fonte di problemi, significherebbe porre le persone in una condizione di svantaggio e di debolezza rispetto a tutte le altre. Quindi una regola generica e indiscriminata non ha alcun senso in un mondo professionale variegato e dinamico.

L’eventuale soluzione di quello che può essere considerato un problema ma che, invece, potrebbe essere una naturale evoluzione del mondo del lavoro contemporaneo sta nella identificazione di una Common Culture in cui tutti, o la maggior parte delle risorse umane di una specifica organizzazione possano riconoscersi, condividendo le prassi professionali perché evidentemente legate alla mission organizzativa e rese necessarie dal contesto.

Dal consentire, obbligare o proibire l’utilizzo delle email in orari non di ufficio – ma quali sono gli orari di ufficio per ciascuna, specifica, organizzazione? E in quante realtà, oggi, non ha più alcun senso ragionare in termini di “lavoro di ufficio”? – si dovrebbe passare a considerare un parametro  assai più sfuggente e qualitativo, vale a dire insegnare a tutti, capi e collaboratori, l’utilizzo consapevole e ragionevole delle comunicazioni in azienda!

Se vuoi approfondire l'argomento, ecco due articoli che ho trovato molto interessanti: 

Repubblica.it: Email ed sms di lavoro fuori ufficio, la Francia propone il "diritto alla disconnessione"

Euronews.com: Francia, stop alle e-mail di lavoro fuori dall'ufficio